В помощь бухгалтерам, сметчикам, менеджерам созданы сотни компьютерных программ, призванных максимально ускорить и оптимизировать процесс управления предприятием. Однако практика показывает, что полноценный контроль в сфере строительства может обеспечить только Единая информационная система.
Об очевидной выгоде внедрения Единой информационной системы (ЕИС) рассказывает заместитель гендиректора по экономике и финансам ОАО «УСК МОСТ» Татьяна Качановская.
Около трех лет назад группа компаний «УСК МОСТ» заключила договор с аудиторско-консалтинговой фирмой «Экслюзив Консалтинг» на внедрение ЕИС. Новый программный продукт охватил без малого 15 мостостроительных и 7 тоннельных предприятий – все процессы управления холдингом, все элементы учета и отчетности заработали по взаимосвязанному, консолидированному сценарию. Первые плоды информационной модернизации проявились практически сразу: появилась единая отчетность по компаниям холдинга и по строительным проектам, исчезли ошибки учета, сложилась ясная картина по ресурсам, материалам, остаткам материалов и рентабельности. С помощью ЕИС можно заранее предвидеть ожидаемые результаты по строительным проектам и управлять ими, особенно это актуально в условиях твердой договорной цены. Умная программа стала незаменимым элементом управления строительного холдинга, и со временем пополнилась новыми функциями и способностями – как требовали производственные нужды. Сегодня мы в «УСК МОСТ» считаем, что без ЕИС выжить в финансовый кризис просто невозможно.
Современное строительство не мыслимо без серьезной информационной поддержки. Полагаться на интуицию и методы работы «по старинке» не рискуют сегодня даже небольшие единичные строительные предприятия. Когда же речь заходит об объединениях с масштабным производственным размахом, как в «УСК МОСТ», то здесь роль автоматизированных компьютерных средств просто не обсуждается. Другое дело, что единого программного обеспечения для нужд строительной отрасли до последнего времени в России не существовало. Каждое подразделение компании, как правило, использовало для учета и планирования собственные адаптированные инструменты: бухгалтеры и налоговики работали с семейством программ 1С, производственники ловко управлялись со Спайдером, Excel, Axapt, Project или Navision.
Подавляющая часть систем формировалась в разное время, разными специалистами с использованием разных программных средств. В основе их работы – разные справочники и базы данных, не согласованные между собой. В итоге получить фактические сведения о проекте (об ожидаемых расходах, о рентабельности, об отставании, о фактических затратах) очень затруднительно. На подготовку такой информации всегда уходит масса времени. Данные из разных программ приходится «сводить» и обобщать вручную, при переносе сведений часто закрадываются ошибки и, как следствие – принимаются ошибочные решения.
В ЕИС ключевое слово – «единая». Бухучет, планирование, производственное планирование главное – чтобы все процессы были в одной системе, строились на единой базе. Тогда получаешь нужную информацию в кратчайшие сроки. Сегодня в строительстве очень важно работать на предупреждение, вовремя принимать решения, и поэтому нужны скорость, организованный процесс, простой, легкий и доступный. Конечно, осваивать новую систему управления производством непросто. Самое трудное – перебороть боязнь людей к освоению чего-то нового и неизвестного. К тому же всегда находятся сотрудники, которым категорически не нужно, чтобы их деятельность была прозрачной. Другим неинтересно иметь план, который нужно будет выполнять. Таким сотрудникам ЕИС, конечно, плохой помощник. И здесь главное – решимость руководства. Невозможно двигаться вперед с закрытыми глазами. А ЕИС как раз дает ясность перспективы, позволяет принимать решения осознанно и обоснованно. Самым первым испытателем системы были бухгалтерии холдинга (начинали с бухгалтерского учета, с единой учетной политики). Потом подключились экономические и финансовые службы. Трудности возникли, когда началось производственное планирование – пришлось столкнуться с противостоянием со стороны производственников и финансистов, искать некую золотую середину. Сегодня многие строительные компании все еще полагаются на такие продукты, как «Спайдер», который не взаимосвязан с бухгалтерским учетом. Не знаю ни одну компанию, кому бы это принесло положительный результат.
ЕИС позволяет получить любую необходимую информацию о работе строительного холдинга или отдельного его подразделения буквально за несколько секунд. Кто бы ни смотрел сведения – бухгалтер, финансовый директор, контролер, производственник, инженер – у них у всех будет один источник.
ЕИС – продукт гибкий и универсальный. В качестве основы разработчики выбрали типовой продукт фирмы 1С «Бухгалтерия Предприятия», однако пошли гораздо дальше бухгалтерского учета, охватив буквально все направления деятельности компании. Это подсистемы бухгалтерского и налогового учета, бюджетирование, учет договоров строительного подряда, подсистема управления производственным планированием и др. Основная конфигурация ЕИС включает подсистемы, которые полностью взаимоувязаны между собой, за счет чего обеспечивается прозрачность информации и большая скорость формирования отчетных данных.
«Мы не продаем ЕИС как «коробку» под ключ, – объясняет процесс внедрения разработчик ЕИС Ольга Гаращенко. – Каждый раз для каждой компании и нового заказчика мы проводим адаптацию своего программного продукта и иногда даже переписываем целые блоки под потребности и особенности конкретной организации. Мы предлагаем 80% производственного решения, и только 20% «затачиваем» под заказчика». Процесс внедрения занимает около одного года. За это время настраиваются все циклы системы – производственное планирование, учет фактически выполненных работ, привязка к системе бюджетирования. Параллельно сразу же разрабатывается или дорабатывается учетная политика компании (методологический документ), положение о бюджетировании, отшлифовываются системные моменты, прописываются дополнительные регламенты. Для сотрудников компании работа в ЕИС тоже не представляет существенной трудности. Опытные пользователи осваивают сервис буквально за день, менее продвинутым сотрудникам требуется на изучение не более недели».
Почему «УСК МОСТ» остановилась на ЕИС? Единая информационная система позволяет получать аналитическую информацию в любом разрезе, с любой степенью глубины, за любой период времени, помогает наладить бездокументарный оборот, экономит время и средства специалистов и руководителей, позволяет строить достоверные прогнозы, сценарии развития, словом, оптимизирует процесс управления. Мы не гонимся за тотальной автоматизацией, а выбираем комплексный и обдуманный подход.
