Усложнение организационной и производственной структуры компаний зачастую сопровождается созданием большого количества информационных систем для управления их хозяйственной деятельностью. К таким системам относятся: бухгалтерский, налоговый, управленческий, производственный, кадровый учеты с формированием и трансформацией отчетности; планирование основных и вспомогательных производств, финансовых и материальны ресурсов; разработка и анализ результирующих показателей и т.п.
По мере роста масштаба бизнеса перечисленными системами оснащаются все структурные подразделения компаний, отдельные процессы и даже менеджеры. Подавляющая часть этих систем формируется в разное время, разными специалистами с использованием разных программных средств, что зачастую предопределяет их несовместимость как в методическом, так и техническом аспектах. Взаимосвязь этих систем осуществляется путем переноса данных из одной программы в другую или специально предназначенными для этого операторами вручную или с применением различных доработок программных продуктов, которые еще более усложняют движение информации и, по существу, также не свободны от пресловутого «человеческого фактора».
В результате информационное обеспечение управленческого процесса, схематичное изображение которого приведено на рис. 1, представляет собой множество изолированных и плохо коммуницирующих систем с дублированием функций, с одной стороны, и разрывами информационных потоков, с другой.
Наличие для каждой управленческой процедуры отдельной информационной системы приводит к тому, что планирование оторвано от факта, фактические показатели несопоставимы по структуре и методам расчета с плановыми, в связи с чем не обоснованы данные управленческого учета, которые, в свою очередь, не коррелируют и не несопоставимы с данными бухгалтерского учета, а последние ущербны из-за множества информационных разрывов между системами структурных подразделений и процессов.
Такая ситуация приводит к тому, что одна и та же информация производится разными методами и средствами, в результате чего создается несколько версий «правды» о состоянии компании, что предопределяет высокий риск принятия ошибочных управленческих решений.
Для снижения такого риска и повышения эффективности управления крупные компании все чаще приходят к необходимости внедрения единой автоматизированной информационной системы (рис.2) для централизованного обслуживания управленческого процесса.
Единая информационная система – комплекс методических и технических средств сбора, обработки, передачи, хранения, получения информации о состоянии всех аспектов хозяйственной деятельности компании в единой базе данных, а также формирования регламентной (бухгалтерской, налоговой и т.п.) и управленческой отчетности.
Рис 1. Схема управленческого процесса и его информационного обеспечения при отсутствии единой информационной системы
Рис 2. Схема управленческого процесса с единой автоматизированной информационной системой
Превращение недостатков информационного обеспечения, состоящего из отдельных информационных систем, в преимущества при создании единой автоматизированной системы проиллюстрировано в таблице 1.
| № | Недостатки информационного обеспечения, состоящего из отдельных систем | Преимущества единой автоматизированной информационной системы |
|---|---|---|
| 1 | Многоразовая регистрация первичной информации в разных системах и для разных целей. Ошибки при занесении информации и переносе информации из одной базы в другую. Недостаток или переизбыток информации, т.к. каждая система существует изолированно друг от друга и решает свои собственные задачи. Как следствие: информационные разрывы, дублирование, потеря, искажение информации, большие затраты труда и времени при ее перенесении из системы в систему. | Одноразовая регистрация первичной информации и ее многократное использование для различных целей (создание единой информационной базы данных). Оптимальность объема информации. Отсутствие информационных разрывов, дублирования, потерь, искажения информации. Возможность параллельного ведения учета в нескольких стандартах (например, РСБУ и МСФУ). Повышение достоверности информации за счет автоматизации ее обработки, включая логические процедуры (сортировку, выборку, сравнение и др.). |
| 2 | Большой объем сбора и передачи первичной информации на бумажном носителе. Как следствие: высокий риск потери и искажения информации, высокие потери труда и времени | Возможность организации бездокументного сбора и передачи первичной информации (сканирование документов и т.п.). Минимизация затрат, связанных с копированием, хранением, повторным изготовлением документов. |
| 3 | Несопоставимость и неаналитичность информации из-за отсутствия универсальных регистров, единых справочников и методик формирования и обработки информации в разных системах. Большие затраты времени на сбор, поиск, обработку информации и получение результирующих показателей и отчетов. | Унифицированный способ формирования и обобщения информации: сбор информации на счетах, которые являются универсальными регистрами; наличие единых справочников и методов структуризации и обработки информации, составления отчетности. Снижение затрат на сбор, поиск, обработку информации и получение результирующих показателей и отчетов, в т.ч. за счет автоматизации рутинных операций. |
| 4 | Отсутствие возможности получения аналитической информации в необходимом разрезе, с необходимой степенью глубины или обобщения, на любую дату или за любой период времени. | Наличие возможности получения аналитической информации в любом разрезе, с заданной степенью глубины или обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Снижение затрат на анализ информации |
| 5 | Высокие затраты на поддержание каждой из автоматизированных систем в рабочем состоянии и обучение персонала работе с каждой из них. | Минимизация затрат на информационное обеспечение процесса управления. Быстродействие, понятность и удобство интерфейса программного комплекса. |
| 6 | Снижение эффективности процесса управления из-за неадекватного и несвоевременного реагирования на события хозяйственной деятельности в связи с запаздыванием, низкой надежностью и непрозрачностью управленческой информации. | Оптимизация процесса управления: сокращение времени на подготовку управленческих документов и отчетности, что дает возможность оперативного реагирования на события хозяйственной деятельности и повышает согласованность и координацию работы при взаимодействии подразделений компании |
Таким образом, создание единой автоматизированной информационной системы является ключевым фактором контроля над состоянием бизнеса и повышения эффективности его управления.
В настоящее время предложение программных решений в сфере создания единых автоматизированных информационных систем из-за глобальности и сложности поставленных перед ними задач не велико, да и спрос на них достаточно ограничен в силу следующих причин:
Разработчиками предлагается или типовой программный продукт, или его адаптация к специфике конкретной компании. Однако компании нуждаются, прежде всего, в профессиональной разработке методологической и организационной основы для внедрения единой информационной системы. Только после такой подготовки становится возможным формулирование требований к программному продукту.
Предлагаемые программные продукты представляют собой интегрированные пакеты со специализированным инструментарием. Последнее предопределяет, практически, непреодолимые для многих компаний проблемы, т.к. требует:
Специализированный программный инструментарий включает готовые алгоритмы обработки и формирования информации. Это, с одной стороны, затрудняет работу пользователей, т.к. для уточнения или дополнения «зашитого» в программу алгоритма приходится в соответствии с установленным регламентом обращаться к администраторам системы для внесения в нее изменений, что требует времени и, зачастую, высокой оплаты; по этой причине, например, большинство аналитических показателей формируется вне рамок системы в MC Excel, что ведет к дублированию процедур обработки информации. С другой стороны, наличие в системе алгоритмов «на все случаи жизни» значительно снижает скорость ее работы, делает ее очень сложной и плохо управляемой.
Все указанные недостатки существующих предложений по созданию единых автоматизированных информационных систем исключаются при методологическом подходе к ее построению специалистами АКГ «Эксклюзив Консалтинг».
В основу методологического подхода АКГ «Эксклюзив Консалтинг» к построению единой автоматизированной информационной системы (далее – ЕИС) заложено три ключевых фактора:
В отличие от других фирм, продающих под маркой единой информационной системы, по существу, только программный продукт, АКГ «Эксклюзив Консалтинг» предлагает полный пакет работ по созданию ЕИС, начиная с подготовки организационно-методологической основы системы и заканчивая долговременным сервисным обслуживанием. Программное и техническое наполнение системы является лишь одной из задач. Такой подход обеспечивает идеальную стыковку управленческих потребностей с возможностями информационной системы, что ведет к минимизации времени и ресурсов на ее разработку, внедрение и эксплуатацию.
Принцип «конструктора» предполагает в рамках ЕИС на единый пакет взаимосвязанных подсистем, каждая из которых имеет определенные цели и задачи.
Эти подсистемы, сформированные под специфику конкретного бизнеса и управленческие потребности его руководства и, как кубики конструктора, надстраиваются на «фундамент», в качестве которого выступают:
Принцип «конструктора» с единообразным методическим и программным инструментарием, а также техникой «стыковки» отдельных подсистем, позволяет наращивать возможности ЕИС до бесконечности в зависимости от усложнения управленческих потребностей компании. С использованием единого массива данных на единой методической основе можно создать любую конструкцию с любым набором иерархических уровней информации, а также любой структурой плановых и отчетных показателей.
Принцип построения системы определяет ее важнейшую особенность – открытость. Обладая соответствующими правами доступа, пользователь может проследить всю историю планового или отчетного параметра, выявить причины отклонения достигнутых результатов от заданного уровня и организовать управленческое воздействие на анализируемый процесс.
Главной задачей при создании такой системы является выбор методологии организации информационного пространства, которая должна составить «фундамент» и обеспечить возможность описания какого угодно бизнеса.
Из анализа множества подходов к построению информационных систем следует вывод о том, что оптимальной методологией формирования информации о хозяйственной деятельности в каждом ее аспекте является методология бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет – система сбора, регистрации и обобщения информации об имуществе, обязательствах, капитале компании посредством сплошного, непрерывного документального отражения всех ее хозяйственных операций.
Согласно Федеральному закону о бухгалтерском учете его объектами являются:
Регламентирует методы ведения бухгалтерского учета в каждой компании учетная политика, которая включает как требования к информации федеральных стандартов (ПБУ), так и специфические требования каждого бизнеса. Именно учетная политика определяет для компании способы структурирования информации о разных аспектах ее хозяйственной деятельности. При этом в области юридических и финансовых отношений методы ведения учета в большей степени подчинены требованиям законодательства; при описании объектов и процессов производственно-сбытовой сферы методы ведения учета, в основном, ориентированы на потребности самого бизнеса.
Формируя полную информацию о состоянии компании, бухгалтерский учет дает возможность:
Бухгалтерский учет, как система отражения событий и результатов хозяйственной деятельности, содержит принципы, сформулированные сотни лет назад и отшлифованные многовековой историей их применения. По существу, язык описания хозяйственной деятельности средствами бухгалтерского учета, является универсальным – он не зависит от ее отраслевой направленности, специфики, места расположения. Этот язык настолько совершенен и удобен, что бухгалтерский учет принят во всех странах мира в качестве основной учетной системы.
Можно с уверенностью говорить о том, что использование принципов и методов бухгалтерского учета позволяет описать любой процесс в любой компании.
Большое значение имеют и следующие обстоятельства: в соответствии с существующим законодательством система бухгалтерского учета успешно функционирует во всех хозяйствующих субъектах экономики. Это означает, что в каждой компании уже есть универсальные и, главное, привычные средства для формирования информации о ее деятельности. Но еще более важно для целей ЕИС, что эти средства в максимальной степени автоматизированы в рамках специализированных программных комплексов. Причем отдельные из них оказались настолько удобными для пользователей, что нашли применение в подавляющем большинстве российских компаний, например, продукты фирмы «1С». Более того, основным приемам работы с продуктами на платформе «1С» обучены не только все бухгалтеры, но и многие представители других профессий, вовлеченные в управленческий процесс.
В неразрывной связи с бухгалтерским учетом и, практически, по тем же принципам функционирует и налоговый учет, т.к. первичная информация для последнего поступает именно из бухгалтерского учета. Если за основу построения ЕИС принят бухгалтерский учет компании, налоговый учет в виде отдельной подсистемы естественным образом вливается в пространство ЕИС без его существенных доработок и изменений.
Таким образом, бухгалтерский учет является той оптимальной системой, которая позволяет на основе существующего в компании методического, организационного и программного обеспечения создать ЕИС с минимизацией времени и ресурсов.
Вместе с тем, основная цель ЕИС – информационное обеспечение всех этапов управленческого процесса, начиная с планирования хозяйственной деятельности и заканчивая передачей информации для воздействия на объект управления (рис.2).
При таком подходе ЕИС представляется не просто системой сбора, обработки, передачи, получения информации, но, по существу, это система бюджетирования.
Бюджетирование – это система планирования, учета, контроля и анализа событий хозяйственной деятельности, на основе комплекса бюджетов.
Бюджет – документ, который содержит параметры, отражающие цели, стратегии, намеченные мероприятия (сметы и графики работ, планируемые/фактические показатели их выполнения), а также перечень необходимых ресурсов в денежном или натуральном выражении с их распределением по функциональному и организационному факторам.
Бюджетирование осуществляется в рамках бюджетной структуры, которая представляет собой комплекс иерархически взаимосвязанных бюджетов:
Бюджетная структура может быть предложена специалистами АКГ «Эксклюзив Консалтинг» с учетом специфики деятельности компании на этапе ее организационно-методической подготовки к внедрению ЕИС.
Основными принципами бюджетирования являются:
Как следует из содержания приведенных принципов, бюджетирование может быть успешно реализовано только в единой информационной системе, где плановая, учетная и аналитическая информация формируется в общей организационно-методологической и программной среде.
Возможно ли по принципу «конструктора» на «фундаменте» бухгалтерского учета построить в рамках ЕИС информационную систему для бюджетирования? Да, возможно – такой вывод следует из состава основных задач бюджетирова-ния, к которым относятся:
Для выполнения второй задачи – учета и контроля – имеется готовый инструментарий и база данных бухгалтерского учета, которые представляют всестороннее описание хозяйственной деятельности компании. Для перевода учетных данных в формат бюджетирования требуется лишь несколько расширить, согласовать или детализировать справочники (аналитику) бухгалтерского учета, а также предусмотреть формирование отчетности в формате бюджетной структуры.
Первая задача решается надстройкой ЕИС подсистемами производственного и финансово-экономического планирования, третья – встраиванием функционала для формирования управленческой отчетности с аналитической информацией о различных аспектах хозяйственной деятельности.
Согласно методологическому подходу АКГ «Эксклюзив Консалтинг» к построению ЕИС подсистема производственного планирования создается на единой с бухгалтерским учетом базе данных, что обеспечивает полную сопоставимость плановой и фактической информации по структуре и методам ее формирования, временному и экономическому факторам.
В этом аспекте одна из важнейших задач подготовительного этапа разработки ЕИС – это обоснование степени детализации данных, которая напрямую влияет на состав справочников системы и глубину аналитической информации. В свою очередь, степень детализации данных во многом определяется методикой производственного планирования, а указанная методика – особенностями производимой продукции.
Особенность строительной продукции проявляется в ее многообразии, связанном, прежде всего, с назначением объектов (жилые дома, промышленные предприятия, железные и автомобильные дороги, аэродромы, метрополитены и т.д.), которое предопределяет разную технологию строительства и состав строительно-монтажных работ. Кроме того, в качестве строительной продукции может выступать или целиком объект, или его часть, или только комплекс взаимосвязанных работ, или даже отдельные элементарные работы. При этом одни и те же виды строительных работ значительно различаются по составу, сложности, трудоемкости, способам выполнения и т.д. в зависимости от того, где, кем и для чего они производятся.
В связи с этим для каждой строительной компании принципиальным является правильное структурирование данных о строительной продукции для повышения качества планирования ее деятельности. Практика показывает, что для крупных компаний целесообразно выделение не менее четырех-пяти уровней детализации информации по видам работ (справочников системы), в разрезе которых выполняется формирование данных о плановом и фактическом производстве.
Степень детализации данных видов работ компании зависит только от ее предпочтений. При разработке ЕИС специалисты АКГ «Эксклюзив Консалтинг» уточняют специфику деятельности и предпочтения компании, после чего формируют предложения по структуре справочников, из которых компания выбирает оптимальный для себя вариант.
Каждый уровень детализации данных (справочник) имеет свое значение для разных групп пользователей. Например, генподрядчик в организационной структуре компании имеет дело, в основном, с первым и вторым уровнями, заключая договоры на выполнение проекта со структурными подразделениями, выступающими в роли подрядчиков, и отслеживая его результаты с позиций своих собственных обязательств перед заказчиком. Для внутренних подрядчиков большее значение имеют третий и четвертый уровни, для субподрядчиков – четвертый и пятый уровни, т.к. именно они позволяют контролировать организацию конкретных работ и расход ресурсов.
При планировании строительной деятельности вводимые в подсистему исходные данные «привязываются» к соответствующим справочникам и периодам времени, что позволяет автоматически формировать на их основе плановые бюджеты по каждому объекту строительства, а также вести учет их выполнения в соответствии с заданной в бюджетах детализацией данных.
Бюджеты по объектам строительства включают, как минимум:
Планирование объемов работ и ресурсов выполняется в натуральном и стоимостном выражении. Благодаря этому в подсистеме имеется возможность сбора и обработки по каждому объекту строительства плановых и фактических данных по видам работ как в стоимостном, так и в натуральном выражении, что позволяет контролировать расход ресурсов и оптимизировать закупочную деятельность.
К выраженным в натуральных единицах измерения данным относятся: объем выполненных работ, в т.ч. по субподряду; объем работ, сданных заказчику; расход материалов, затраты труда, затраты времени на работу автотранспорта, машин и механизмов.
Для формирования полной себестоимости строительства в подсистеме планируются и общепроизводственные расходы посредством составления:
Планирование объемов работ и ресурсов выполняется в натуральном и стоимостном выражении. Благодаря этому в подсистеме имеется возможность сбора и обработки по каждому объекту строительства плановых и фактических данных по видам работ как в стоимостном, так и в натуральном выражении, что позволяет контролировать расход ресурсов и оптимизировать закупочную деятельность.
К выраженным в натуральных единицах измерения данным относятся: объем выполненных работ, в т.ч. по субподряду; объем работ, сданных заказчику; расход материалов, затраты труда, затраты времени на работу автотранспорта, машин и механизмов.
Для формирования полной себестоимости строительства в подсистеме планируются и общепроизводственные расходы посредством составления:
Таким образом, возможности подсистемы позволяют контролировать выполнение производственного плана, себестоимость отдельных видов работ, а также в целом себестоимость объектов строительства и его рентабельность для своевременного принятия управленческих решений.
Необходимо отметить: предлагаемый АКГ «Эксклюзив Консалтинг» подход к организации информации в ЕИС имеет первостепенное значение для целей нормирования ресурсов, потребляемых в производственной деятельности компании. Такое нормирование – «ахиллесова пята», практически, каждой строительной компании в настоящее время. При отсутствии нормативной базы для расчета потребности в материалах, машинах и механизмах, труде невозможно адекватное планирование себестоимости и рентабельности строительного договора, а также, соответственно, контроль их достижения непосредственно в ходе строительства.
Детализация информации при планировании производства до видов работ предопределяет в системе бюджетирования необходимость учета всех фактических параметров их выполнения на соответствующем структурном уровне. В результате происходит накопление данных о расходе всех видов ресурсов в натуральном и стоимостном выражении по различным видам работ в различных условиях их ведения. При пересчете таких данных в удельные показатели (на единицу объема) и их сравнении, проверке, уточнении в процессе строительного производства они приобретают некий эталонный – нормативный – характер.
Формирование собственной нормативной базы обеспечивает компании возможность:
Основные задачи финансово-экономического планирования:
Финансово-экономические планирование в системе бюджетирования осуществляется посредством составления консолидированного бюджета компании, включающего бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет движения денежных средств (БДДС).
Бюджет доходов и расходов предназначен для отражения данных о выручке и себестоимости продукции и услуг, коммерческих и управленческих расходах, прочих доходах и расходах, включая финансовые и налоговые статьи.
Бюджет движения денежных средств является важнейшим документом по управлению текущим денежным оборотом компании. С помощью этого бюджета обеспечивается оперативное финансирование всех хозяйственных операций, планируется и осуществляется выполнение расчетных обязательств перед государством, кредиторами и партнерами, планируются поступление собственных средств и оценивается потребность в привлечении заемного капитала, фиксируются изменения в платежеспособности и т.д.
Консолидированный бюджет компании представляет собой систему взаимосвязанных операционных бюджетов, охватывающих все структурные подразделения компании и ее финансовые потоки. Консолидированный бюджет равен сумме бюджетов структурных подразделений, при составлении которых действует принцип декомпозиции. Он заключается в том, что каждый бюджет более низкого уровня является детализацией бюджета более высокого уровня.
В ЕИС данные бюджетов консолидируются не только по структурным подразделениям, но по строительным проектам или объектам строительства. При этом в рамках ЕИС исключение внутригрупповых оборотов производится автоматически. Также автоматически «подтягиваются» все необходимые плановые и фактические параметры бюджета для анализа его выполнения.
Различные сервисные процедуры ЕИС дают возможность управления массивами данных, например, формирования целевых версий бюджета по определенным признакам, распределения общепроизводственных затрат по объектам строительства, создания копий и модификаций бюджетов для корректировки и их утверждения, выгрузки лимитов по статьям движения денежных средств в расчетный центр и т.п.
Анализ финансово-хозяйственной деятельности (АФХД) – это совокупность методов формирования и обработки плановых и фактических данных, характеризующих работу компании во всех ее аспектах.
АФХД обеспечивает обоснованную оценку полученных компанией результатов, выявление причин и прогноз последствий их отклонения от заданного уровня под влиянием различных факторов, подготовку оптимально структурированной информации для принятия управленческих решений.
Предметом анализа являются:
АФХД всегда предполагает сравнение текущих данных с данными прошлых периодов (ретроспективный анализ) и с плановыми данными (планфакт-анализ).
В соответствии с методологическим подходом АКГ «Эксклюзив Консалтинг» к созданию ЕИС формирование аналитической информации в системе выполняется на основе специальных алгоритмов для встроенных в нее стандартных форм управленческой отчетности, данные для которой автоматически «подтягиваются» из плановых и фактических бюджетов компании на любой заданный период времени.
Кроме того, в ЕИС имеется достаточно простой для пользователя функционал, с помощью которого можно менять формат управленческой отчетности, создавать новые аналитические формы и показатели с определением их расчетной формулы без обращения к администратору системы.
Гибкая настройка управленческой отчетности позволяет в любой момент видоизменить отчет, переименовать статьи, поднять их вверх или опустить вниз отчет, а также внести в него какую-либо дополнительную информацию. Такая гибкая настройка для формирования отчетности в полном соответствии с требованиями пользователя создается в каждой подсистеме.
В ЕИС предусматривается подготовка полного пакета регламентной (бухгалтерской, налоговой) и управленческой отчетности на автоматизированной основе как в целом по компании, так и по каждому выделенному на отдельный баланс структурному подразделению.
Автоматизация подготовки консолидированной отчетности в целом по компании обусловлена продуманной системой ввода в ЕИС первичных данных (например, в разрезе таких признаков, как внутренние и внешние контрагенты). Наличие единого плана счетов, единой базы данных, единых подходов к структурированию информации для разных подсистем ЕИС дает возможность полностью автоматизировать при разработке различных видов отчетности такие крайне трудоемкие процедуры, как исключение внутренних оборотов и мэппинг (перевод данных из одной формы в другую с преобразованием их структуры и уровня агрегирования).
При таком подходе к организации информации можно сформировать в рамках ЕИС любой аналитический показатель на любом уровне организационной структуры компании и по любому объекту строительства, отследить процесс его выполнения или изменения во времени на всю глубину его декомпозиции как в разрезе структурных подразделений, так и в разрезе его экономических составляющих.
Таким образом, система бюджетирования в ЕИС полностью удовлетворяет информационные потребности управленческого процесса, а подсистемы ЕИС являются информационным обеспечением каждого его этапа.
Пример конструкции ЕИС в разрезе управленческого процесса приведен на рис. 3.
Вместе с тем, принцип «конструктора», используемый специалистами АКГ «Эксклюзив Консалтинг» при создании ЕИС, решает и другие специфические задачи информационного обеспечения учетных процессов. Например, полностью автоматизировать учет договоров строительного подряда в соответствии с ПБУ 2/2008 или организовать трансформацию финансовой отчетности в соответствии с МСФО.
Рис 3. Конструкция единой автоматизированной информационной системы в разрезе управленческого процесса
В ЕИС имеется возможность автоматизировать такой сложный и трудоемкий процесс, как учет договоров строительного подряда в соответствии с ПБУ 2/2008. Это достигается путем создания специальной подсистемы, интегрированной с бухгалтерским и налоговым учетом, а также системой бюджетирования.
Основу подсистемы для учета договоров подряда регламентирует методология, которая должна быть закреплена в корпоративной учетной политике (КУП) компании. При необходимости разработки корпоративной учетной политики или ее доработки АКГ «Эксклюзив Консалтинг» при создании ЕИС обычно берет на себя решение этих проблем.
КУП предусматривает единый подход к учету договоров подряда на основе ПБУ 2/2008 для всех структурных подразделений компании. КУП регламентирует такие аспекты, как формирование объектов учета, классификацию и порядок учета доходов и расходов по договору, методику расчета всех необходимых показателей (в т.ч. процента завершенности, доходов и расходов текущего периода, ожидаемого убытка и т.д.), корреспонденции счетов, формы отчетной документации, ее движение и т.п.
Объект учета в подсистеме связывается со справочником первого уровня детализации информации, таким как объект или договор на строительство. С помощью этого справочника задается ряд условий, необходимых для упрощения и согласования данных в документах подсистемы, быстрого ввода текста в счетах-фактурах, контроля исполнения договоров и т.д.
В подсистеме предусматривается возможность объединения или разделения договоров при формировании объекта учета, выбора метода определения процента завершенности и расчета всех необходимых показателей в ситуациях, когда по договору выявлен ожидаемый убыток, финансовый результат по договору не может быть достоверно определен или появляются сомнения в получении ранее начисленной выручки.
В зависимости от соотношения ожидаемых в текущем периоде выручки и себестоимости по договору подсистема автоматически устанавливает способ исчисления финансового результата, производит все предусмотренные бухгалтерским и налоговым учетом расчеты и корреспондирующие записи с формированием налоговых разниц по ПБУ 18/02. При этом следует отметить, что налоговый учет может быть максимально приближен к методике ПБУ 2/2008. Эту возможность определяет Налоговый кодекс РФ. В этом случае, налоговые разные практически никогда не возникают, кроме особых случаев, например, признание в бухгалтерском учете ожидаемого убытка.
Важной особенностью подсистемы является интеграция расчета финансового результата по ПБУ 2/2008 в процесс закрытия месяца, которая обеспечивает необходимую последовательность регламентных операций и корректный сбор данных о затратах по договору с распределением общепроизводственных расходов по объектам учета.
Автоматизация такого ключевого для строительных компаний процесса, как учет договоров подряда, исключает расчеты вручную (в т.ч. с использованием MS Excel) и, соответственно, многочисленные ошибки, связанные с регулярной корректировкой данных. Кроме того, существенно увеличивается аналитическая ценность информации за счет абсолютной прозрачности расчета и возможности его применения для целей управления строительными проектами.
Для трансформации подготовленных по российским стандартам бухгалтерского учета данных в соответствии с международными принципами учета и их последующей консолидации в целях составления финансовой отчетности по МСФО в ЕИС может быть создана специальная подсистема.
Возможность трансформации и консолидации данных именно в ЕИС, а не в какой-то другой программе, является специфической особенностью данной системы. Благодаря указанной особенности исключаются многократные выгрузки данных из одной системы в другую, что способствует сокращению объемов оперативности работы, а также обеспечивается единое пространство для хранения финансовой информации, в результате чего не теряется связь сформированных по МСФО показателей с исходными данными бухгалтерского учета (операциями, документами и т.д.). Это крайне важно, т.к. дает возможность в любой момент обратиться к исходной информации и проследить за тем, какие операции обусловили ту или иную сумму на счетах МСФО.
Кроме того, организация такой подсистемы в рамках ЕИС формирует требуемую детализацию отчетных данных, низкий риск их искажения, прозрачность процедур трансформации, гибкость и легкость их настройки и сопровождения.
Функционал ЕИС предусматривает автоматический перенос учетных данных со счетов российского плана счетов на счета МСФО прямо в единой системе. К автоматически собранным на счетах МСФО суммам применяется ряд корректировок, в т.ч. исключение внутригрупповых оборотов и повтора корректировок прошлого года, трансформационные корректировки и т.д. Полученные таким образом данные служат источником для разработки отчетности и раскрытий.
При встраивании в ЕИС подсистемы трансформации отчетности по МСФО специалистами АКГ «Эксклюзив Консалтинг» соблюдаются следующие основные подходы:
В рамках подсистемы предлагаются следующие методики и инструменты:
Минимизация финансовых, трудовых, временных затрат на разработку, внедрение и эксплуатацию информационных систем достигается, как известно, ориентацией на комплекс типовых, широко распространенных программных продуктов.
В качестве такого комплекса специалистами АКГ «Эксклюзив Консалтинг» выбрано типовое прикладное решение фирмы 1С «Бухгалтерия Предприятия КОРП, редакция 2.0» на платформе 1С:Предприятие 8.2. При этом отметим, что можно взять за основу ЕИС и другое прикладное решение фирмы 1С.
При достаточно невысокой цене типовая конфигурация 1С БП КОРП 2.0 предоставляет все необходимые инструменты для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в компаниях со сложной организационной структурой, имеющих в своем составе обособленные подразделения, как выделенные, так и не выделенные на отдельный баланс.
Функционал типовой конфигурации 1С достаточно прост и хорошо знаком большинству российских бухгалтеров и специалистов финансово-экономического профиля. Это способствует почти безболезненному для них переводу бухгалтерского, налогового, управленческого учета компании в новую для нее систему – ЕИС.
Немаловажным для удобства работы с ЕИС, выстроенной на платформе 1С, является и сохранение возможности постоянных обновлений прикладных решений (конфигурации) и самой технологической платформы 1С ее штатными механизмами, для чего при разработке функционала подсистем ЕИС специалистами АКГ «Эксклюзив Консалтинг» соблюдается принцип минимального вмешательства в типовую конфигурацию 1С. Такой подход позволяет обеспечить поддержание актуальности программных решений и относительную независимость системы при ее эксплуатации и сопровождении.
Архитектура ЕИС представляет собой иерархически выстроенную сеть, главенствующим элементом которой является центральная система, в подчинении которой находятся системы структурных подразделений компании, использующих единую конфигурацию 1С. Идентичность конфигураций и управление обменом данных между центральной системой и системами структурных подразделений компании обеспечивается использованием механизма распределенных информационных баз (РИБ). Внедрение РИБ целесообразно, когда компании строительного холдинга размещены по всей стране или даже за ее пределами и нет возможности организовать бесперебойную интернет-связь с центральным сервером.
Центральная система является источником обновлений программных решений, которые посредством механизма РИБ передаются на подчиненные уровни, приводя программную среду структурных подразделений в единое унифицированное состояние. Непосредственные изменения программных решений на операционных уровнях запрещены.
Для целей ЕИС функциональные возможности выбранной типовой конфигурации 1С существенно расширяются. В частности, совершенствуются пользовательские интерфейсы, унифицируются ключевые справочники (контрагенты, номенклатурные группы, номенклатура и др.), создаются дополнительные отчеты для различных управленческих целей, добавляются возможности введения в систему дополнительной аналитической информации и формирования отсутствующих в справочниках ЕИС данных собственными силами пользователя, дорабатываются подсистемы бухгалтерского и налогового учета, а также надстраиваются новые подсистемы. При их полной совместимости и взаимоувязке в рамках ЕИС обеспечивается прозрачность информации и большая скорость формирования отчетных данных, т.к. их передача и обмен между подсистемами ЕИС осуществляется напрямую, без дополнительной выгрузки из локальных баз структурных подразделений. Обновление данных центральной базы ЕИС предусматривается каждый час автоматически, без непосредственного участия пользователя.
ЕИС размещается на отдельной серверной платформе, отвечающей современным стандартам безопасности, надежности и отказоустойчивости.
При объединении информационного обеспечения компании в рамках ЕИС во избежание ее перегрузки избыточными функциями может быть принято решение сохранить отдельные автономные системы локального значения. К таким системам относятся, например, кадровый учет, который имеет, в основном, фискальную цель, электронные торговые площадки и т.п. Вместе с тем, содержащаяся в таких автономных системах информация необходима в ЕИС для бюджетирования и решения других управленческих задач. Поэтому ЕИС содержит специальный инструментарий, который дает ей возможность взаимодействовать со сторонними программными продуктами путем преобразования данных, загружаемых в нее из других систем.
В компании должна быть сформирована новая служба. Ее основная задача – централизованное управление изменениями/обновлениями, мониторинг их распространения по цепочке РИБ, полноценное методологическое и техническое сопровождение и развитие унифицированных конфигураций в структурных подразделениях, централизованное управление нормативно-справочной информацией, а также формализация требований, внедрение решений и сопровождение регламента формирования консолидированной отчетности компании.
К централизуемым процедурам относится также управление и унификация нормативно-справочной информации (НСИ) с целью ее приведения в ЕИС к единым стандартам. Централизованное управление справочниками – основное условие как сопоставимости, так и исключения дублирования информации, генерируемой разными структурными подразделениями, выполнение которого обязательно при консолидации данных на верхних уровнях организационной структуры компании.
К централизуемым справочникам относятся те, которые используются большинством структурных подразделений компании (например, план счетов, статьи затрат, статьи движения денежных средств, контрагенты, материалы и т.д.). Справочники, потребность в которых отсутствует на уровне всей компании, не централизуются.
При достаточно жестком администрировании ЕИС – это чрезвычайно адаптивная система. В зависимости от управленческих потребностей компании в рамках ЕИС могут быть созданы различные целевые модули, а для подстройки под постоянно меняющиеся нюансы финансово-хозяйственной деятельности может быть использован механизм создания дополнительных или изменения существующих аналитик.
Уникальным в исполнении АКГ «Эксклюзив Консалтинг» является пользовательский интерфейс, обеспечивающий эффективную систему коммуникаций между центром и периферийными базами структурных подразделений, а также максимальный комфорт при работе с информацией. Например, пользователям каждого операционного уровня системы или структурного подразделения предоставляется возможность работать только с теми справочниками, которые имеют отношение к их деятельности, что экономит время на поиск информации об объектах строительства или видах работ, контрагентах, ресурсах и т.п. К особенностям интерфейса относится и система обратной связи: например, при возникновении необходимости создать или изменить записи централизованных справочников пользователями размещаются соответствующие заявки на доступном из Интернет Web-портале. В соответствии с этими заявками в кратчайшие сроки производится внесение необходимых изменений в нормативно-справочную базу на основе специального регламента.
Порядок работы с функционалом каждой подсистемы ЕИС закрепляется в соответствующих инструкциях для пользователей.
Унификация методических подходов к формированию информации достигается на основе единых корпоративных регламентов, таких как: Положение о Корпоративной Учетной Политике для целей бухгалтерского и налогового учета, Положение о бюджетировании, Положение о Единой Информационной Системе и др.
Таким образом, без кардинальной ломки сложившейся практики ведения учета в компании внедрение ЕИС позволяет автоматизировать и консолидировать множество процессов в одной системе, избежать трудностей с переносом и трансформацией данных, сократить затраты на обработку и интеграцию информации, расширить возможности управления бизнесом и существенно повысить его стоимость за счет формирования базы знаний и опыта методологического и технологического управления его ресурсами и потенциалом.
Создание такой системы чрезвычайно важно, т.к. в настоящее время, когда конкуренция на строительном рынке растет, а рентабельность контрактов падает, достоверность и своевременность информации о состоянии бизнеса является не только условием его выживания, но и основой для опережающего управления, направленного на предотвращение кризисных ситуаций и повышение устойчивости и доходности бизнеса.
