Строительные объемы – как планируемые к выполнению, так и выполненные – «кочуют» в первичных документах между участниками строительного процесса. Происходят огромные потери в информационной логистике передаваемых работ. Это порождает огромный ручной труд в службах производственно-технических и сметно-договорных отделов, что влечет срывы сроков строительства, конфликты заказчиков и подрядчиков по договорам строительно-монтажных работ из-за сложностей в приемке работ и определении дебиторской и кредиторской задолженности.
Компания ECCON GROUP решает эту проблему с помощью автоматизации процессов в деятельности генерального подрядчика, делая прозрачными все потоки данных между генеральным подрядчиком, техзаказчиками и подрядчиками, от этапа планирования до приемки работ с оформлением всех договорных отношений.
Помимо этого, на уровне генерального подрядчика, и, следовательно, застройщика становятся ясными бюджет проекта с определением всех видов ресурсов по времени строительства, а также все накопительные ведомости, которые формируются по ходу строительства. Таким образом, у генерального подрядчика полноценно реализуется управленческий учет с формированием всей необходимой информации для управления генподрядной деятельностью.
Корр.: Здравствуйте, Сергей. Необходимость автоматизии деятельности генерального подрядчика в девелоперском бизнесе понятна. Тема широкая, наверное, вам пришлось сконцентрироваться на чем-то конкретном?
С. П.: Да, на том, что имеет непосредственное отношение к автоматизации основного бизнеса-процесса - строительства, от ведения календарного графика работ и нормирования ресурсов до формирования финальных актов приемки работ по форме КС-2. В подсистеме реализован классический цикл управления проектом: планирование => осуществление => оценка и анализ результатов => корректировка.
Корр.: Какова общая принципиальная схема движения информации в системе?
С. П.: Вся деятельность и все документы в ней создаются от лица организации генподрядчика. Но также их можно создавать от лица застройщика или технического заказчика. Это зависит от особенностей организации процессов планирования в конкретно взятом девелоперском бизнесе. Производственное планирование состоит из 7 шагов. Можно, конечно, сократить их, при необходимости.
С. П.: В самом начале определяет Проект, вводится наименование стройки. И определяется структура проекта с иерархией конструктивных элементов.
Корр.: Для чего нужен документ «Калькуляция конструктивов»?
С. П.: Он определяет состав видов работ по конструктивным элементам строительного проекта, состав и нормы потребления ресурсов на сметные объемы видов работ.
Ресурсы по виду работы рассчитываются автоматически по нормам, определенным в справочнике этого вида работы. Пользователь может выполнять некоторые изменения состава и норм ресурсов в соответствии с внутренними регламентами, заданными на предприятии.
Корр.: А документ «контрактная ведомость»?
С. П.: Он определяет полный состав видов работ по проектной документации, объемы и сроки их выполнения.
Корр.: Ну, а если у нас вдруг появились новые версии или изменения проектной и рабочей документации?
С. П.: Тогда надо соответственно отражать эти изменении в данном документе.
В колонках «Всего ФКП» и «Остаток» система отражает итоги передачи объемов видов работ на тендер (включенных в формы коммерческого предложения) и разницу между объемом вида работы по проекту и общим объемом, переданным на тендер.
Корр.: Корр.: Что дают системе плановые цены на ресурсы в совокупности с объемами и сроками выполнения работ, определенными в контрактной ведомости?
С. П.: При их наличии можно построить обзор потребности в ресурсах, как в натуральном, так и в стоимостном выражении, и подготовить заявку в материально-техническое обеспечение на поставку материалов.
Система на ранней стадии управления строительными проектами генподрядчиком может сформировать сводно-сметный расчет по внутренним нормам и плановым расценкам.
Корр.: Как может быть представлен план выполнения работ по данным контрактной ведомости?
С. П.: В виде диаграммы Ганта. Она не только дает визуальное временное укрупненное представление графика выполнения работ, но и позволяет менять сроки выполнения видов работ в интерактивном режиме.
Корр.: Что означает в схеме форма коммерческого предложения?
С. П.: Этот шаг используется при передаче определенного состава и объемов видов работ на тендер для поиска подрядчиков на конкурсной основе.
Система здесь помогает подготовить типовой Excel-вариант форм коммерческого предложения для передачи подрядчикам, включенным тендерным комитетом в состав участников конкурса.
Шаблон печатной формы в формате Excel хранится в системе и может быть в некоторой степени изменен авторизованным пользователем при необходимости и при изменении рабочего процесса.
Кроме того, здесь пользователь может определить статус использования материалов: давальческий либо номинируемый (поставляемый подрядчиком по определенной цене).
Также в системе реализован механизм расчета стоимости видов работ в части материалов и в части услуг по выполнению строительно-монтажных работ с учетом процентов дополнительных материалов и процентной надбавки за эксплуатацию машин и механизмов.
Корр.: Сергей, скажите подробнее о таком расчете цен, пожалуйста.
С. П.: Такой расчет предварительный. Цены имеют рекомендательный характер и могут быть свободно изменены пользователем. В соответствии с внутренними регламентирующими документами предприятия виды работ на тендер могут передаваться как с рекомендованными ценами, так и без них.
Пользователь, обладающий отдельной ролью, может установить флаг блокирования документа форм коммерческого предложения от изменений другими пользователями.
Кстати, колонки «Всего протоколов договорной цены» и «Остаток» дают обзор, соответственно, итогов оформления договоров с подрядчиками и остаток видов работ по формам коммерческого предложения.
Корр.: Вот у нас работает тендерный комитет. Рассматриваются коммерческие предложения подрядчиков участников конкурса. А что в итоге?
С. П.: В итоге формируются решения по оформлению договоров с подрядчиками на выполнение определенных видов работ с фиксацией согласованных с подрядчиками условий (объемы, цены, сроки).
Эти решения в системе регистрируются документами «Протокол договорной цены с подрядчиком», которые создаются на основании документов форм коммерческого предложения.
При создании протокола договорной цены с подрядчиком в документ изначально переносятся условия из форм коммерческого предложения, но затем они могут быть свободно изменены пользователем.
Объемы, цены, а также статус использования материалов – давальческий либо номинируемый – здесь уже не имеют рекомендованный характер, а фиксируются в качестве неизменных условий по договору.
В частности, отклонение цен номинируемого фактически поставленных подрядчиком материалов от цен, зафиксированных в протокол договорной цены, будет приводить к расчету сумм доплаты за материалы при формировании входящих КС2 на приемку строительно-монтажных работ.
Здесь может быть определен показатель для пересчета суммовых значений на значение показателя (метры продаваемой площади и проч.).
Авторизованный пользователь может установить флаг блокирования протокола договорной цены от изменений другими пользователями.
С. П.: Как и в формах коммерческого предложения, система позволяет вывести печатный вид протокола договорной цены в двух форматах: 1С и Excel, подготовленном для передачи тендерному комитету.
Корр.: Что происходит по мере накопления документов протокола договорной цены с подрядчиками?
С. П.: Можно приступать к оформлению дополнительного соглашения с техзаказчиком.
Для этого в состав протокола договорной цены с техзаказчиком подбираются документы протокола с подрядчиками, ранее не включенные в другие документы протокола договорной цены с техзаказчиком.
В системе гарантировано однократное включение протокола договорной цены с подрядчиком в состав только одного протокола договорной цены с техзаказчиком.
В протоколе договорной цены с техзаказчиком выполняется расчет услуг генподряда с увеличением цены подрядчика на процент генподрядных услуг, определенном для стройки в отдельном периодическом регистре сведений.
В этом регистре процент может быть задан и как единый по стройке, и как специальный для конкретных видов работ.
Система представляет обзор накопленных в документе итогов расчета по документам подрядчиков.
Здесь отдельно представлены итоги входящей стоимости подрядчика по составным компонентам цены вида работы (в части материалов и строительно-монтажных работ), отдельно выделена стоимость услуг генподряда, выведена итоговая стоимость позиции для техзаказчика.
Авторизованный пользователь может установить флаг блокирования протокола договорной цены от изменений другими пользователями.
Кстати, как и в формах коммерческого предложения, и в протокол договорной цены с подрядчиком, система позволяет вывести печатную форму протокола договорной цены с техзаказчиком в формате Excel
Корр.: Сергей, конечно же, каждого читателя, следящего за вашим рассказом, заинтересует: какие преимущества автоматизации вы можете назвать?
С. П.: Преимущества системы – это:
Корр.: Переходим к факту.
С. П.: Дорожная карта операций по управлению фактом укрупненно состоит из шести этапов.
Корр.: Читателей также интересует: для чего предназначен оперативный график производства работ?
С. П.: Для оперативного планирования выполнения строительно-монтажных работ на строительной площадке. Здесь мастер участка формирует план выполнения работ на месяц по каждому подрядчику по дням и корректирует его в течение месяца с учетом фактического выполнения работ.
Корр.: А как подбираются виды работ для выполнения подрядчиком?
С. П.: По кнопке «Подбор» с выбором видов работ, имеющими ненулевой остаток для выполнения.
Для графиков производства работ собственными силами дополнительно дается возможность включить в документ виды работ, не запланированные изначально к выполнению.
Для подрядчиков такой режим не предусмотрен, поскольку выполнение этих видов работ не включено в договор с подрядчиком и, соответственно, нельзя определить цену по этим видам работ.
С. П.: Структура колонок таблицы формы этого документа включает два основных раздела.
Корр.: Как ведется планирование объемов выполнения работ мастером участка?
С. П.: По дням в свободной форме, а также с функцией распределения объема на указанный интервал дней текущего месяца.
Итог за месяц по дневным планам выполнения работ размещен рядом с тактическим планом на месяц так, чтобы мастер мог легко ориентироваться в течение месяца в соответствии со своим оперативным планом и с тактическим планом на месяц.
В течение месяца мастер производит изменение оперативного плана с учетом фактического выполнения видов работ таким образом, чтобы выполнить заданный объем тактического плана на конец месяца.
График производства работ собственными силами потребует указать назначение объемов видов работ по бригадам. Эта информация является основой для оформления нарядов.
Корр.: А для чего нужен лист производственного анализа?
С. П.: Он вводится на конкретный день для фиксации фактических объемов выполнения работ подрядчикам, а также для определения объемов потребления ресурсов.
Выполнение работ по исполнительной документации фиксируется производственно-техническим отделом для результатов контроля и приемки работ подрядчиками с учетом наличия исполнительной документации, устранения замечаний и прочих условий.
Факт приемки работ подрядчика по входящим КС2 формируется сметно-договорной отдел на основе объемов, подтвержденных и принятых производственно-техническим отделом.
На основе набора входящих КС2 подрядчиков сметно-договорной отдел формирует факт сдачи работ техзаказчику.
Дополнительно можно определить фактические объемы потребления ресурсов. Система автоматически выполняет расчет объемов ресурсов по нормам, пользователь может внести необходимые корректуры в состав и объем фактически использованных ресурсов.
Кстати, лист производственного анализа по выполнению работ собственными силами также требует указания объемов выполнения видов работ по бригадам.
Для собственных сил допустимо указывать и виды работ, не включенные в протокол договорной цены, – просто выбором из общего справочника видов работ.
Данные потребления материалов, введенные в лист производственного анализа, будут использоваться системой при формировании отчета по форме М-29.
Корр.: А что с внутренней системой отчетности?
С. П.: Данные фактической работы машин и механизмов, а также работа персонала могут быть использованы во внутренней системе отчетности по формам, утвержденным регламентирующими документами на предприятии.
Корр.: Вот пример вывода формы М-29 по типовому утвержденного образцу.
С. П.: По мере выполнения работ производственно-технический отдел выполняет свой контроль состава, объемов и качества выполнения работ.
Результаты этого контроля фиксируются в документе «Факт выполнения работ по исполнительной документации». Наличие исполнительной документации очень важно для последующего предъявления работ техзаказчику и потому вошло в состав названия этого документа.
В данном документе производственно-технический отдел фиксирует внутреннюю приемку согласованных объемов видов работ, которые будут использованы при регистрации в системе входящих документов КС2 подрядчика. Таким образом, через этот механизм производственно-технический отдел получает влияние на подрядчика для мотивации его на устранение ряда замечаний, которые производственно-технический отдел может иметь к качеству выполнения самих видов работ, оформлению исполнительной документации и проч.
Корр.: Как выполняется приемка работ подрядчиков по КС-2?
С. П.: Входящим на основе данных контроля производственно-технического отдела, оформленных документами «Факт выполнения работ по исполнительной документации».
Цены видов работ определяются исходными документами.
Корр.: А что в случае с использованием номинированных материалов?
С. П.: Можно указать их перечень, состав и фактические цены на основе документов, представленных подрядчиком.
Система проведет расчет отклонения между стоимостью материалов по цене номинированных материалов, установленной в ПЛЦ с подрядчиком, и стоимостью материалов, рассчитанной в КС2.
Cистема ведет учет отклонений фактической стоимости номинированных материалов от их плановой стоимости, зафиксированной в протокол договорной цены с подрядчиком. Величина этого отклонения будет включена в вывод печатной формы входящей КС2 подрядчика.
Корр.: Что это за печатная форма?
С. П.: Печатная форма входящей КС2 реализована на основе Excel-шаблона, в котором авторизованный пользователь может выполнять определенные изменения по необходимости при изменениях рабочего процесса.
Кроме КС2, система формирует отчет по форме КС3, также на основе отдельного Excel-шаблона.
Корр.: А как формируется документ «Факт сдачи работ техзаказчику по КС-2»?
С. П.: Исходящим на основе нескольких выбранных КС-2 с подрядчиками соответствии с условиями протокола договорной цены с техзаказчиком.
В документе зафиксированы объемы и цены, выполняется расчет стоимости услуг генподряда по тем же правилам, что и в протоколе договорной цены с техзаказчиком.
Корр.: Для чего нужна кнопка «Обзор»?
С. П.: При ее нажатии система формирует панель обзора итогов по документам КС2 подрядчиков, включенных в состав данного документа исходящей КС2 техзаказчику.
Печатные формы исходящих КС2 и КС3 техзаказчику формируются парой на основе отдельных Excel шаблонов.
Корр.: Расскажите, пожалуйста, о карточке договора
С. П.: Карточка договора дает сводный обзор всех договоров (подрядчиков и техзаказчиков), введенных в систему, их взаимной связей и итогов, на закладке «Договоры».
Аналогичный обзор, но уже по КС2, карточка договора представляет на закладке КС2.
Корр.: Ну и, наконец, закладка «Состояние взаиморасчетов».
С. П.: На ней представлен обзор дебиторской/кредиторской задолженности с учетом поступлений ДС по договорам с техзаказчиком и списаний ДС по договорам с подрядчиками.
Корр.: Спасибо за обзор по системе. Скажите, а как вы осуществляете внедрение, в чем состоит особенность подхода, который применяет ECCON GROUP?
С. П.: Мы поставляем не «коробочную» универсальную версию продукта, а решение, ориентированное на конкретный запрос клиента по автоматизации процессов, которое встраиваются в существующую информационную базу клиента. В сегодняшнем обзоре я описала одно из решений, которое реализовано у очень крупного застройщика России.
